校属各单位：
评估考察期间，各单位按照评估材料调阅清单要求，无特殊情况下，需在接到指令半个工作日内做好评估材料的整理、审核、提交等工作。为确保审核评估考察期间材料调阅工作顺利开展，结合近期在模拟材料调阅时出现的问题，现对材料调阅工作做以下说明。
一、 工作流程
接到评估专家材料调阅指令之后，材料调阅组按调阅任务单内容进行分类、编号，向相关单位下达调阅指令。教学相关材料下达到教务处，教务处周冠琼负责发给各教学单位教学院长，并负责组织相关材料收集及复核；佐证、说明、总结等材料下达到校长办公室，校长办公室龚之冰负责发给相关管理服务部门（含江淮校区）主要负责人，并负责组织相关材料收集及复核。
提供材料的单位负责材料的整体质量，确保材料内容的准确性、完整性和规范性。各单位需制定详细的工作方案和流程，细化任务分工，明确工作职责，指定专人落实材料的整理、审核、电子化和上传等任务，对各类突发情况制定应急备用方案，并对后续需向专家有关材料方面的问题予以解释。如调阅材料有异常情况，相关单位应立即向评建办公室提供情况说明。
教务处、校长办公室负责再次复核材料的完整性，务必保证材料在规定时间内，上传网盘系统指定区域，复核不合格的材料打回原单位修改后重新提交；教务处、校长办公室每天整理并打印当天调阅任务汇总清单，经指令接收人签字后送交迎评工作材料调阅组，同时做好各类材料的登记、分发、返还等工作。
二、 材料格式要求
各单位评估联络员根据调阅任务清单准备相关材料（线上评估PDF电子版，入校评估纸质版），电子文档严格按照任务清单具体要求命名，统一按照学校公文格式排版（见附件1，有其他固定格式的材料除外）。材料经所在单位主要负责人审核无误后，在规定时间内上传网盘系统指定位置。
（一）材料初审：对原始材料进行初步审核，关注材料的完整性、准确性和规范性。如试卷核分、统分规范准确；材料中需签字、填写日期处务必规范处理；记录单填写完整，签字规范等。
（二）扫描件需清晰、完整，边沿不要有其他多余文字或扫描不完整；不要有漏页、重页或者空白页；不要有阴影遮挡或其他水印标志（系统导出材料除外）；同一份文件形成一个PDF文档。
（三）同一份材料扫描格式、显示大小前后一致，文字内容必须正向放置，不能倒置或倾斜；上下页同一个方向显示，不要横竖交叉。
（四）上传材料规范命名，直接文件夹形式上传，文件夹命名为“指令名称+部门名称”，请勿上传压缩包；单个文档大小不超过100兆。
三、 教学材料内容要求
（一）课程考核材料（课程考核材料形成一个文件夹，具体材料根据专家调阅清单提供，以“***号材料调阅指令+课程考核材料”进行命名；学生答题纸以“***学号答题纸”命名，其他材料以相应内容命名）
1.课程考核材料建议整理顺序（文档命名最前面加序号）：答题纸——原始成绩单——课程目标达成度评价表——平时成绩登记册——综合考评要素与比例——课程试卷命题质量审查表——空白试卷A卷——A卷参考答案与评分标准——空白试卷B卷——B卷参考答案与评分标准——考场记录单。
2.考查课程资料建议整理顺序：过程性考核原始材料——原始成绩单——课程目标达成度评价表——平时成绩登记册。
3.对近两年课程考核资料，务必自查试卷内容格式是否符合要求；成绩评定要素和比例描述是否清晰完整；试卷分数改动是否有签字；总分计算是否有误；课程目标达成度评价表填写是否全面；考场记录单监考签名是否完整；所有材料需签字地方是否齐全，位置是否正确等。
（二）毕业设计（论文）材料（形成一个文件夹，具体材料根据专家调阅清单提供，以“***号材料调阅指令+毕业设计（论文）材料”进行命名）
1.毕业设计（论文）材料整理顺序（文档命名最前面加序号）：论文全文（含开题报告、设计图表）——导师评阅表——交叉评阅表——答辩决议书——指导记录——查重报告。
2.针对近两届毕业设计资料，务必自查材料是否完整，签名和日期是否完整无误。
（三）按学校要求做好近两年其他实践教学环节（课程设计、实习、实验等）过程材料的准备工作。
（四）对于本学期开设的课程，由任课教师自查课程教学大纲、授课计划表、教材、教案（讲义）等相应教学资料。
四、 工作要求
（一）各单位要确保有关负责人和联络员通讯通畅，主要负责人对材料调阅工作和提供的材料负主体责任，要严格把关审核，保证按时高效上传，对未按规定时间和要求提交材料，造成不良后果的，按学校有关规定对责任单位和责任人进行处理。
（二）根据《关于进一步做好教学材料自查工作的通知》（评建办[2024]8号）要求，各教学单位对前期材料自查发现的问题逐项整改到位，填写《本科教育教学审核评估教学材料确认表》（见附件2），经过单位负责人签字扫描后按要求提交。
（三）信息化办公室指定专人负责网盘系统建设和管理，编制操作说明，明确材料上传、下载步骤，及时处理网盘使用过程中的各种技术问题，制定网盘突发问题处理预案，确保学校各单位及专家正常使用网盘处理相关资料。
附件1：材料公文基本格式
附件2：本科教育教学审核评估教学材料情况确认表
评建办公室
2024年4月24日
【评建办〔2024〕10号】关于进一步规范本科教育教学审核评估考察期间材料调阅工作的通知.pdf