校属各单位：

根据《高等学校档案工作规范》和《华北水利水电大学档案管理办法》（华水政〔2014〕160号）有关规定，2015年文书档案归档工作即日起开始。为做好学校档案整理和移交工作，现将有关事项通知如下：

一、时间安排

各单位文件材料移交时间自发文之日起至2015年6月31日。

二、归档要求

为了保证文书和科技档案材料的收集、归档工作顺利进行，请各单位负责人督促本单位兼职档案工作人员做好如下工作：

1．组织本单位人员，认真清理本单位在2014年度各项工作中形成并办理完毕的文件、材料，将其中有凭证作用、有保存价值的材料(包括2014年以前应该归档没有归档的)交本单位兼职档案员。请组织兼职档案员参照《华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。档案工作负责人及兼职档案工作人员有变动的单位，请填报更换人员信息及单位意见，加盖单位公章后，一式两份报送学校档案馆。同时认真做好新、老兼职档案员的交接和新任兼职档案员的业务指导工作，以便按时、保质地完成2014年度材料的整理、移交工作。

2. 归档范围为2014年1月1日至2014年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

3.保证归档文件材料收集完整齐全，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏，并按时移交学校档案馆。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。归档的文件材料实行双套制归档方法，即归档材料载体包括纸质材料和相应的电子文件材料（如照片、光盘、磁盘等），同一文件两套载体一同归档。

4.归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件，并要求目录、内容、排列顺序完全一致。文件材料移交时严格履行交接手续，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

各单位兼职档案人员按照档案馆的相关要求，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中存在的疑难问题，可与档案馆工作人员联系。

2015年文件材料归档工作结束后，学校档案馆要进行统计、总结，将结果在全校公示。对该项工作中表现突出的单位和个人给予表彰，对工作不力没有按要求完成本单位文件材料归档工作的单位和个人，提出限期整改或批评。

联系人：董延延 庞斌 联系电话： 69127256 69127609

附件：各单位文件材料收集整理归档流程.doc

档案馆

2015年3月25日