校属各单位：

根据学校档案工作安排,2012年度文件材料归档工作现已开始。为做好学校文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、时间安排

各单位2012年度归档文件材料的移交时间为：自本通知发布之日起至 2013年 5月 31日 ，届时将各单位文件材料归档情况予以公示。

二、归档范围

2012 年1月1日 至 2012年 12月 31日 期间，学校党政管理、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电学院档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

三、归档要求

1.各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理工作。

2.保证归档文件材料收集完整齐全，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏，并按时移交学校档案馆。确保文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。

3.归档的文件材料实行双套制归档方法，即归档材料载体包括纸质材料和相应的电子文件材料（如照片、光盘、磁盘等），同一文件两套载体一同归档。

4.归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》，各一式两份，将文件材料按顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件，并要求目录、内容、排列顺序完全一致。（表格可在学校档案馆主页下载）

5.档案移交严格履行交接手续。移交档案时，交接双方当面检查，按立件归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门整改，直至验收合格后方可办理移交手续。

2013年各类文件材料的归档工作时间较紧，任务较重，希望各单位兼职档案人员按照档案馆的具体安排和工作要求，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中遇到的技术问题，可与档案馆工作人员联系。特此通知。

联 系 人：董延延、张丛

联系电话：6912760969127256

档案馆

2013 年3月25日