关于2007届毕业生档案整理的通知
各院、系：
为做好我校2007届毕业生档案整理工作，根据《华北水利水电学院学生档案管理暂行办法》的有关规定，现对2007届毕业生档案的整理、邮寄提出以下要求：
一、高中、高考期间的材料（全面清理入学档案，核查以下材料是否完整）
1、高中阶段档案；
2、高考档案（当年的高考登记表、体检表）；
3、高中阶段是党员、团员的学生，是否有党、团员的有关材料。
二、大学期间的材料（核查学生在大学期间的材料，必须装入档案）
1、每位毕业生必须有三年的《学生学年小结》（建筑学专业须有四年）；
2、每位毕业生须填写一份《毕业生登记表》( 由各院、系组织学生填写，统一到校办加盖学校公章方可有效）；
3、在校期间学生获各种校级以上的奖励材料；
4、毕业生成绩单、毕业生报到证、党员材料或入党积极分子材料；
5、违纪处分材料（警告处分以上学院文件）。
三、档案封皮的填写要求
1、档案封皮书写清楚、规范，必须用毛笔或钢笔书写，不得使用非标准简化字或繁体字；
2、封面上收件单位名称要写清楚，除党政军领导机关外，其它单位均应写明详细地址和邮政编码（要写上哪个省、市、单位名称）；
3、不得用邮政信箱或街道门牌号代替收寄件单位名称；
4、封面上必须盖上《机密》戳记。方能寄机要；
四、填写《学生档案目录材料》的要求
每位毕业生档案须有一份《学生档案目录材料》清单，填清各项后装入档案袋，以便用人单位查收。
五、填写《学生档案转递通知单》的要求
《学生档案转递通知单》要填写清楚，横线上只写用人单位名称，第----号请各院、系填写学生本人班级学号（如：200300101），要把学生编号（第----号）全部写上（三处），以方便用人单位寄回执单方便查收。
六、档案邮寄地址按照就业报到证上所提供的填写，由每位毕业生签字确认。
七、学生处将组织专人落实毕业生档案整理工作，负责学生档案的老师或辅导员要认真填写学生档案清单。
八、若个别学生因特殊原因申请保留档案，由学生本人写出申请，经所在院、系领导审核后，暂时由各院系保管。
九、集中收寄档案时间安排（具体时间另行通知）
各院、系要在规定的时间内整理好档案，提前与学生处老师联系邮寄。
十、其他问题：
1、无高中阶段档案者，请详细统计，并要请学生核实无档原因，做好记录。
2、各院系可根据情况先整理可以装档的材料，其他材料如成绩单、报到证等按有关单位要求及时装档。
3、联系人：李淑萍 尹俊丽 王艳艳
学 生 处
2007年6月15日
